Den Firmenumzug richtig planen & umsetzen

Umzüge sind nicht nur in privatem Rahmen ein großer Organisationsakt, insbesondere Firmenumzüge sind mit großem Aufwand verbunden. Hier geht es nicht nur darum, die Firmenadresse zu ändern, Kunden und Geschäftspartner vom Umzug zu informieren, sondern insbesondere im Vorfeld Vorschriften und Regelungen zu beachten und diese umzusetzen. Dabei sollte der eigentliche Umzugsablauf detailliert geplant werden, um hier möglichst reibungslos in die neuen Räume einziehen zu können. 

Bei der Planung eines Firmenumzugs müssen also verschiedenste Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehört beispielsweise auch die Infrastruktur der neuen Geschäftsräume. Hierzu zählt nicht nur die grundlegende Erreichbarkeit über die Straße, sondern auch die digitale Infrastruktur. Auch die eigentlichen Abläufe, das Einhalten verschiedenster Termine und die Raumplanung möchten erledigt werden. Darüber hinaus darf die Informationspflicht gegenüber Behörden, Kunden und Geschäftspartner, Lieferanten oder Beschäftigten nicht außer Acht gelassen werden. 

Digitale Infrastruktur und Sicherheit in Geschäftsräumen

Ein reibungsloser Geschäftsbetrieb ist heute abhängig von einer zuverlässigen digitalen Infrastruktur. War früher lediglich eine stabile Telefonverbindung vonnöten, sind Betriebe aller Art heute auf eine Breitbandverbindung angewiesen. Vorab sollte also hier genau geprüft werden, ob die benötigte Bandbreite verfügbar ist und welcher Anbieter diese zur Verfügung stellen kann. Denn nicht nur der externe Datenaustausch und die Telekommunikation sind davon abhängig, sondern auch die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Damit hier während der Umzugsphase nichts untergeht, muss ein reibungsloser Wechsel und eine uneingeschränkte Erreichbarkeit sichergestellt werden.

Nicht nur die Anbindung nach außen, auch die technischen Voraussetzungen innerhalb des Gebäudes spielen eine wichtige Rolle. Hier sollte nicht nur von jedem Raum und Arbeitsplatz aus ein uneingeschränkter Zugriff auf das Netzwerk möglich sein, auch Steckdosen sollten in ausreichender Zahl vorhanden sein, um alle benötigten technischen Geräte mit Strom zu versorgen. In diesem Zusammenhang ist die Gewährleistung der technischen Sicherheit ein besonders wichtiger Aspekt. Dazu zählt vor allem der Brandschutz. Dieser wird durch rechtliche Vorgaben geregelt und gibt vor, welche Brandmeldeeinrichtungen und Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen. Damit hier stets die höchste Sicherheit gewährleistet ist, kümmern sich Fachfirmen um die Einrichtung und Installation. Diese müssen nach DIN 14675 zertifiziert sein. Erst dann sind sie dazu berechtigt Brandmeldeanlagen zu installieren. 

Termine und Planungsphasen: Großzügig planen

Bei einem Firmenumzug ist das Einhalten von Terminen besonders wichtig. Verzögerungen können firmeninterne Abläufe empfindlich stören. Hier gilt es, schon in der Planungsphase darauf zu achten, den Umzugstermin nicht in terminkritische Zeiten zu legen, wie beispielsweise an Monatsanfang oder -ende, denn hier können interne Workflows empfindlich durcheinandergebracht werden. Um einen entspannten und vor allem reibungslosen Wechsel des Firmensitzes vorzunehmen, sollte also eine sorgfältige Planung im Voraus erfolgen. Oft eignet sich hier die Mitte des Monats, da diese in aller Regel nicht so arbeitsintensiv ist, wie zu Beginn oder zu Ende. 

Wer die Möglichkeit hat, den Umzug am Wochenende durchzuführen, kann auch diese Möglichkeit nutzen. Denn hier werden die Workflows kaum beeinträchtigt und der Betrieb kann am Wochenanfang entspannt wiederaufgenommen werden. 

Hinweis: Wird der Umzug von einem Umzugsunternehmen durchgeführt, kommen an den Wochenenden in der Regel höhere Umzugskosten auf ein Unternehmen zu. Der Vorteil hierbei ist, dass der Regelbetrieb am darauffolgenden Werktag uneingeschränkt wiederaufgenommen werden kann.